Miniguida per la gestione delle note spese

Nota bene: funzionalità valida solo per account Numilia Business

Con Numilia Business è possibile gestire il ciclo di vita di una nota spese: dall'inserimento al rimborso.

In questa veloce mini-guida si potrà vedere come:
  • aggiungere un nuovo utente (ad es. un collaboratore che deve inserire delle spese da rimborsare)
  • associare ad un utente la propria risorsa che userà durante l'inserimento delle spese
  • visualizzare le spese man mano che gli utenti le inseriscono
  • esaminare, approvare, rimborsare una nota spese

#1 Aggiungere un nuovo utente

  1. Entrare nel proprio account Numilia Business
  2. Cliccare su Utenti in alto a destra
  3. Cliccare su Aggiungi utente
  4. Si aprirà una piccola finestra che consentirà l'inserimento del nuovo utente
  5. Specificare l'indirizzo email dell'utente da aggiungere
  6. Selezionare tipo di accesso: nota spese
  7. Associare una risorsa a quell'utente: l'utente specificato potrà inserire movimenti solamente nella risorsa associata; inoltre quell'utente non potrà vedere altri movimenti appartenenti alle altre risorse
  8. Cliccare su "Conferma"
Importante: l'utente riceverà un'email con un invito ad accedere o registrarsi in Numilia e una mini-guida per l'inserimento delle spese (clicca qui per maggiori informazioni).

#2 Risorse associate agli utenti

Dalla pagina delle Risorsa (accessibile attraverso Entrate/Uscite > Risorse) è possibile vedere l'elenco completo delle risorse e gli utenti a cui sono state assegnate.
E' possibile assegnare ad un utente più di una risorsa, togliere una risorsa assegnata ad un utente, o cambiare l'assegnamento di una risorsa.

Nota bene: se un utente con tipo di accesso "nota spese" non ha risorse assegnate non potrà vedere nessun movimento

#3 Movimenti di creati dagli utenti

Tutti i movimenti creati dagli utenti saranno visibili nella pagina Entrate/Uscite > Elenco. Inoltre particolare i movimenti associati ad una nota spese saranno visibili nella pagina Nota Spese > Spese in corso.

#4 Gestione del ciclo di approvazione delle note spese

Nella pagina Note spese > Elenco note spese saranno visibili tutte le note spese inviate e sarà possibile visualizzare e modificare il loro stato:
  • Inviata: la nota spese è stata inviata dall'utente. L'utente può ancora cancellare o modificare la nota spese per effettuare opportune correzioni
  • In esame: la nota spese è in fase di valutazione, l'utente non può più modificare la nota spese
  • Approvatala nota spese è approvata, l'utente non può più modificare la nota spese
  • Non approvatala nota spese è non ha superato il vaglio non è stata approvata, l'utente può sbloccare i pagamenti inseriti nella nota spese per modificarla e inviarla nuovamente. L'amministratore può inserire una nota per spiegare i motivi della non approvazione
  • Rimborsatala nota spese è stata rimborsata



Risposte ed informazioni base